ELO Enterprise Content Management bietet rechtssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien

Revisionssichere Archivierung mit ELO Enterprice Content Management

ELO Enterprise Content Management (ECM) und ELOforSAPB1 bieten die Möglichkeit der revisionssicheren Archivierung, d. h. gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien werden zuverlässig eingehalten.

Durch die revisionssichere Archivierung lassen sich die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und ordnungsgemäße Buchführung umsetzen und erfüllen, da das  Einhalten gesetzlicher Anforderungen und Vorschriften für alle Unternehmen ein Pflicht darstellt.

ELO Enterprise Content Management (ECM) und ELOforSAPB1 bieten einen strukturierten Überblick, insbesondere in Bezug auf die Kontrolle und Verwaltung von Zugriffsrechten. Die revisionssichere Archivierung bietet alle nötigen Funktionen, um die gesetzlichen und betrieblichen Vorschriften einhalten zu können.

ELO Enterprise Content Management (ECM) und ELOforSAPB1 erfüllen die Standards an Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und auch der maschinellen Auswertbarkeit, der elektronischen Aufbewahrung und Erfassung, der Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit.

Die Technische Grundlage bietet die ELO Serverarchitektur. Hier werden alle Objekte in einem Filesystem, mit dazu gehörigen Verschlagwortungsmerkmalen abgelegt. Jedes Objekt kann in dem ELO Archiv eindeutig identifiziert werden.

Zur Langzeitaufbewahrung der Dokumente, ist eine Auslagerung der Daten auf entsprechend spezialisierte (in der Regel read only) Speichereinheiten sinnvoll. ELO unterstützt gängige Speichergeräte, zertifizierter Technologie-Partner wie Network Appliance, IBM DR500, Plasmon Jukeboxes, JVC und viele andere. Entsprechend archivierte Daten sind auch über die Dauer der Aufbewahrungsfrist hinaus lesbar und gehen in der Regel weit über die aufbewahrungsrelevanten Fristen hinaus.

Die revisionssichere Archivierung bietet durch die automatischen Speicherung und rechtssicheren Langzeitaufbewahrung von Belegen eine rechtskonforme Verwaltung, transparente Prozesse mit einem individuellen Berechtigungskonzept.

ELOforSAPB1

ELOforSAPB1 ist eine Lösungssuite zur vollständigen Anbindung des Enterprise-Content-Managementsystems ELO an SAP Business One.

Beispiel „Erfassung Eingangsbelege"

Bei der Erfassung von Eingangsbelegen in SAP Business One wird ein belegbezogener Barcode-Aufkleber erzeugt und ausgedruckt. Dieser Barcode-Aufkleber wird auf der ersten Seite des Papierbeleges angebracht. Anschließend wird der Papierbeleg gescannt und auf einem Netzwerklaufwerk abgelegt. Ein ELO-Dienst transportiert den Beleg ins ELO Archiv und legt ihn in einem Arbeitsverzeichnis ab. Im Anschluss beginnt die Verarbeitung des Barcodes. Anhand des ausgelesenen Wertes werden die Verschlagwortungsmerkmale aus der SAP-Datenbank in die ELO-Verschlagwortungsmaske übernommen. Anhand der Indexwerte wird der Beleg dann in die entsprechende Archvistruktur verschoben.