Eingangsrechnungsverarbeitung
ELO Business Solution ist ein modernes Rechnungsmanagementsystem, mit vollständiger Integration im ERP-System, spart Zeit und Geld.

Eingangsrechnungen werden automatisiert verarbeitet

Eingangsrechnungen gehören, leider, zu den häufigsten Dokumenten eines Unternehmens. Um im optimalen Fall Skonto nutzen zu können und den schlimmsten Fall, Mahnungen, zu verhindern, ist gerade bei diesem Dokumententyp eine schnelle Verarbeitung wichtig. Andererseits muss eine Rechnung vor der Bezahlung verschiedene Prüfungen über sich ergehen lassen.

Ist die Lieferung vollständig? Entsprechen die Einzelpreise den geführten Verhandlungen? Ist die Rechnungssumme mathematisch korrekt? Hinzu kommen verschiedene rechtliche Kriterien. Ist die Mehrwertsteuer ausgewiesen? Ist eine Steuernummer vorhanden? Wenn für diese Prüfungen verschiedene Personen zuständig sind, wandert eine Rechnung über verschiedene Schreibtische und der gesamte Prozess dauert schnell länger als die Skontofrist wäre.

Schon die Verwendung von ELO und seinen Standardfunktionen kann Ihnen hier helfen Liegezeiten drastisch zu reduzieren. ELO-Workflows warten nicht auf den Büroboten und die Verwendung von Workflowformularen unterstützt die Mitarbeiter bei den Prüfungen, so dass nichts vergessen wird.

Aber damit nicht genug. Die Zusatzsoftware DocXtractor erlaubt Ihnen eine nahezu vollautomatische Rechnungsprüfung und kann die Rechnungen auch in zahlreichen ERP-Systemen automatisch buchen. Eine lernfähige Texterkennung erfasst dabei eindeutige Merkmale (z.B. Steuernummer) und vergleicht danach weitere gefundene Informationen (z.B. Firmenname, Anschrift oder Kontaktdaten) mit Daten aus Ihrem ERP-System. Anschließend werden die Rechnungssumme in Brutto und Netto sowie der angegebene Mehrwertsteuersatz ausgewertet. Nur wenn es hierbei zu Unstimmigkeiten kommt, ist ein menschliches Eingreifen erforderlich. Dieses menschliche Eingreifen reduziert sich im Laufe der Zeit aufgrund der Lernfähigkeit des Systems kontinuierlich, da die Texterkennung, die schon zu Beginn sehr gute Resultate erzielt, ihre Erkennungsrate mit jedem verifizierten Dokument verbessert.