Digitale Akten zum Automatisieren und Optimieren von Geschäftsprozessen

"Wir leben in einer multimedialen Welt."

Diese Aussage kennt wohl jeder und die meisten denken bei Multimedia an Musik und Filme.

Aber auch Ihre Akten sind vermutlich multimedial. 

Es kann sich dabei um Briefe in Papierform, Emails oder Belege aus ihrem ERP-System handeln. Dazu kommen vielleicht noch Produktfotos oder Laborberichte. 

Man kann all diese Dokumenttypen einzeln archivieren und sichern, aber dann kommt schnell die Frage auf wo man nach einem bestimmten Dokument suchen muss.

Einfacher ist es alle Dokumente am selben Ort zu lagern.

ELO kann für Sie dieser Ort sein. 

ELO kommt mit allen Arten digitaler Dateien zurecht.

Seien es schriftlich festgehaltene Verträge, Fotos vom letzten Messestand, CAD-Zeichnungen zu Aufträgen, oder sogar ein Mitschnitt der Rede des Geschäftsführers zum letzten Firmenjubiläum.

ELO kann diese Dokumente nicht nur zentral aufbewahren, es bietet auch für zahlreiche Dateiformate direkt eine Anzeigemöglichkeit.

Nur in wenigen Fällen ist es nötig Dateien aus dem Archiv herunterzuladen um sie mit Spezialsoftware zu öffnen.

Hinzu kommt eine schnelle und einfache Suchfunktion, wie Sie sie aus dem Internet gewohnt sind, mit der Sie nicht nur nach Dateinamen sondern auch nach Textinhalten suchen können.

Das Hinterlegen von Verschlagwortungsinformationen zur schnelleren und leichteren Suche ist selbstverständlich ebenfalls möglich.

Für gescannte Dokumente wird eine leistungsstarke Texterkennung (sogenannte OCR) mitgeliefert und das Scannen ist direkt aus dem ELO-CLient heraus möglich. 

Aber was ist, wenn aufgrund dieser zahlreichen Suchmöglichkeiten einmal so viele Treffer gefunden werden, dass Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen?

In diesem Fall können Sie mit wenigen Mausklicks die umfangreichen und mächtigen Filtermöglichkeiten nutzen.

Zusätzlich können Sie einzelne Dokumente oder ganze Ordner entweder für spezielle Personen oder auch für Personengruppen freigeben und sperren.

Dokumente die nur die Geschäftsführung sehen soll, sieht dann auch nur die Geschäftsführung.

So können Sie auch sensible Informationen ablegen ohne sich Sorgen um den Datenschutz machen zu müssen.

Und dank des Versionsmanagements im ELO-Archiv müssen Sie sich nie wieder Gedanken machen, ob die Excelliste mit den Telefonnummern aller Mitarbeiter, die Sie auf ihrem PC haben, eigentlich noch aktuell ist.

ELO hält immer die aktuellste Version für Sie bereit.

Für die Notwendigkeit aktuelle Informationen bereitzuhalten gibt es zahlreiche Beispiele. Arbeitet ihr Unternehmen mit Chemikalien so müssen Sie zum Beispiel immer die aktuellsten Sicherheitsinformationen für alle Mitarbeiter bereithalten.

Mit ELO wird das zum Kinderspiel. Und für die Mitarbeiter, die nur lesen, kostet ELO Sie nichts.

Einen weiteren Vorteil von ELO gegenüber dem klassischen Papierarchiv sehen Sie im folgenden Szenario:

Stellen Sie sich vor, Sie suchen ein bestimmtes Dokument. Sie haben den richtigen Aktenordner gefunden, öffnen diesen und das gesuchte Dokument fehlt, weil es sich jemand zum Bearbeiten mitgenommen hat.

Mit ELO kann dies nicht passieren! Parallele Lesezugriffe sind jederzeit möglich und wenn ein Mitarbeiter tatsächlich ein Dokument bearbeitet, so können Sie auf den ersten Blick erkennen wer dieser Mitarbeiter ist.

Die Features im Überblick:

  • zentrale Ablage, alles an einem Ort
  • einfache Suche
  • mächtige Suchfilter auf Knopfdruck
  • integrierte Texterkennung (OCR)
  • Versionsmanagement
  • Zugriffsteuerung erlaubt auch die Ablage sensibler Informationen
  • Bearbeiter auf einen Blick erkennbar
  • lesender Zugriff lizenzfrei möglich